System biletowy w SharePoint z Power Automate (2023)

Dzisiaj z przyjemnością podzielę się z wami nowym projektem systemu zgłoszeń opartego na programie SharePoint. Jeśli jesteś podobny do mnie, spędziłeś niezliczone godziny na budowaniu i utrzymywaniu złożonych systemów przy użyciu SharePoint jako zaplecza.

Chociaż SharePoint doskonale nadaje się do przechowywania dokumentów i rekordów, tworzenie w pełni funkcjonalnego systemu zgłoszeń w SharePoint jest procesem skomplikowanym i czasochłonnym.
Większość organizacji zaczyna od minimalnego wykonalnego produktu (MVP) i na tej podstawie buduje system, nie zważając na skalowalność ani przyszłe potrzeby.

Na szczęście istnieje prostszy sposób: użyj Power Automate i Forms do zbudowania skalowalnego, dostosowywalnego i solidnego systemu zgłoszeń. Korzystając z mocy automatyzacji i funkcji Formularze w usłudze Power Automate, udało mi się zbudować nowoczesny system zgłoszeń w programie SharePoint, który jest prosty w użyciu i łatwy do skalowania.

Umożliwi to tworzenie, zatwierdzanie, aktualizowanie, wysyłanie powiadomień i zamykanie zgłoszeń w SharePoint za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Możesz dostosować wygląd i sposób działania systemu do swojej marki, aw razie potrzeby dodać dodatkowe funkcje.

Kompleksowy system biletowy z procesem zatwierdzania, który może być używany przez wielu użytkowników w organizacji do przesyłania zapytań do pomocy technicznej.

Ten system biletowy powinien być w stanie zapewnić automatyczne aktualizacje statusu i widoczność przesłanych przez nich biletów w dowolnym momencie.

Zespół wsparcia powinien mieć możliwość otwierania zgłoszeń, pracy nad nimi, aktualizowania statusu, dodawania komentarzy i zamykania zgłoszenia.

1. MicrosoftuFormularze
2. MicrosoftuOneDrive
3. MicrosoftuAutomatyzacja zasilania
4. MicrosoftuSharePoint
5. MicrosoftuPerspektywy
6. MicrosoftuListy
7. MicrosoftuZespoły(Opcjonalny)

Proszę, sprawdź swojeportalu Office 365aby upewnić się, że masz dostęp do wymaganych aplikacji.

Jeśli nie masz dostępu do któregokolwiek z powyższych, możesz kupić dowolne licencje na produkty biurowe od nasWitryna partnerskapo cenie znacznie niższej niż normalna cena.

Dobrze, teraz zapoznajmy się z niektórymi z poniższych terminów, ponieważ będziemy ich używać częściej w całym procesie programowania.

1. Formularze: Microsoft Forms
2. Wysyłający/odpowiadający/użytkownik: Osoba, która przesyła Bilet (Odpowiadający na Formularze)
3. Odpowiedź: Dane przesłane za pomocą Formularzy (informacje, które zostaną wykorzystane do utworzenia Biletu)
4. zatwierdzający: Osoba, która zatwierdza odpowiedź przed przeniesieniem jej na listę programu SharePoint jako nowy bilet.
5. Lista SharePointa: Lista zawierająca wszystkie bilety z unikalnym identyfikatorem (numer biletu)
6. Element/element listy programu SharePoint: pojedyncza zatwierdzona odpowiedź (bilet) na liście programu SharePoint.

Poniżej przedstawiono przebieg procesu działania tego systemu zgłoszeń programu SharePoint. Następnie następuje szczegółowa instrukcja krok po kroku, co zamierzamy zrobić, aby ten system biletowy działał.

Szpilka

3 Główne elementy systemu biletowego:

1. Formularz Microsoft (frontend)
2. SharePoint (zaplecze)
3. Przepływ pracy Power Automate (automatyzacja i integracja)

StwórzFormularz Microsoftuze wszystkimi wymaganymi polami, takimi jak Tytuł zgłoszenia, Opis problemu itp. wraz z opcją „Załącz plik”. Będzie to służyć jako Front End naszego systemu biletowego, w którym użytkownicy mogą wprowadzić wszystkie informacje wymagane do utworzenia biletu.

W tym przykładzie nazwij formularz jako „Zgłoszenie serwisowe„

1. Kliknij Dodaj nowy.
2. Kliknij menu rozwijane, aby wyświetlić dodatkowe opcje (jeśli przesyłanie plików nie jest wyświetlane)
3. Kliknij przesyłanie pliku.

Utwórz dwaSharePointListy. Jeden do przechowywania wszystkich biletów (np.: „Bilety wsparcia‘), ta lista powinna zawierać wszystkie odpowiednie Kolumny/Pola takie same jak w Formularzu.

Następnie utwórz kolejną listę ze wszystkimi osobami, które mogą przesłać zgłoszenie (np.: „Nadawcy biletów’) i jeśli potrzebują zgody swojego przełożonego – Tak lub Nie.

1. Wybierz Ustawienia. …
2. Wybierz + Nowy, a następnie wybierz Lista.
3. Wprowadź Nazwę listy i opcjonalnie Opis. …
4. Wybierz Utwórz.
5. Po otwarciu listy, aby dodać do listy miejsce na więcej typów informacji, wybierz + lub + Dodaj kolumnę.

Poniżej przykładowy film pokazujący jak tworzyć listy w Sharepoint

Utwórz proces zatwierdzania specyficzny dla użytkownika dla odpowiedzi przesłanych za pośrednictwem formularzy.

W tym przykładzie tworzymy proces zatwierdzania, w którym „niektórzy użytkownicy wymagają zatwierdzenia przez menedżera' I 'niektóre nie wymagają zatwierdzenia’ przed zapisaniem na liście programu SharePoint (przesłanie do zespołu pomocy technicznej).

• Przejdź do MicrosoftuAutomatyzacja zasilaniaI
• Kliknij+Utwórz
• WybieraćZautomatyzowany przepływ w chmurze
• Dodaj nazwę przepływuNazwa przepływu
• Wybierz wyzwalacz przepływu, w naszym przypadku „Gdy zostanie przesłana nowa odpowiedź„Microsoft Forms

Jest to pierwszy krok, w którym prosimy automatyzację o rozpoczęcie procesu za każdym razem, gdy ktoś prześle nową odpowiedź/bilet do formularza.
WybierzIdentyfikator formularzaktóra jest nazwą formularza (Zgłoszenie serwisowe)

• Dodaj akcję „Otrzymać odpowiedź‘szczegóły z formularza

• Dodaj akcję „Zdobądź przedmioty„z listy SharePoint”Nadawcy biletów„

• Dodać 'Stan‘ Sprawdź, czy Wymagane zatwierdzenie jest równe Tak lub Nie

• Jeśli tak :

• Rozpocznij akcję przepływu pracy zatwierdzania formularzy firmy Microsoft „Uruchom i poczekaj na zatwierdzenie„

Ponieważ ten respondent został oznaczony jako Zatwierdzenie Tak, rozpoczynamy przepływ zatwierdzania tutaj, w którym Power Automate wyśle ​​wiadomość e-mail z żądaniem zatwierdzenia do osoby zatwierdzającej (menedżera osoby odpowiadającej)

Typ zatwierdzenia: Zatwierdź/Odrzuć — pierwsza osoba, która odpowie
Tytuł:Temat e-maila zatwierdzającego
Przypisane do:Identyfikator e-mail osoby zatwierdzającej/menedżera

• Dodaj inny 'Stan‘, aby sprawdzić stan zatwierdzenia

• Jeśli zatwierdzić

• Dodaj akcję„Utwórz element”na liście SharePoint

Na tym etapie poprosimy power automate o utworzenie nowego Elementu listy SharePoint ze wszystkimi informacjami otrzymanymi od Od przesłanego przez Użytkownika.

Adres miejsca: Z listy rozwijanej wybierz adres witryny SharePoint, w której tworzone są Listy.
Nazwa listy: Wybierz nazwę listy, na której mają zostać zapisane szczegóły biletu (w naszym przypadku „Bilety wsparcia‘).

Po wybraniu nazwy listy wszystkie pola dostępne na liście zostaną automatycznie wypełnione pod nazwą listy z nazwami pól/kolumn po lewej stronie. Teraz musisz zmapować odpowiednią wartość pola z formularza na każde pole z listy.

Możesz po prostu umieścić kursor na pustym polu, a następnie wyskakujące okienko pokaże wszystkie pola dostępne w formularzu, a następnie kliknij, aby wybrać nazwę kolumny, aby ją zmapować.

• Zmiana 'Stworzone przez'za pomocąWyślij żądanie HTTP do SharePoint

„Stworzone przez‘ to domyślne pole w SharePoint, które odpowiada osobie, która utworzyła ten konkretny element.

W naszym przypadku element nie jest tworzony ręcznie, jest tworzony przez Power Automate Flow przy użyciu informacji z formularzy.

Dlatego podczas tworzenia nowego elementu na liście programu SharePoint zmodyfikujemy wartość „Utworzony przez” w programie SharePoint przy użyciu kodu JSON. Nie martw się o kod JSON, to nie jest fizyka jądrowa, dokładnie pokażę ci, jak to zrobić, i udostępnię ci również kod JSON.

Program SharePoint automatycznie przyjmuje identyfikator właściciela programu SharePoint (zasadniczo twórcę listy programu SharePoint) jako wartość „Utworzony przez”, ale musimy to zmienić na podmiot przesyłający bilet.

W ten sposób możesz zapewnić przesyłającemu dostęp do tej listy programu SharePoint i będzie mógł on w każdej chwili zobaczyć informacje o wszystkich przesłanych przez siebie zgłoszeniach. W tym celu musimy włączyć „Pozwolenie na poziomie elementu” na liście programu SharePoint w Ustawieniach listy i zapewnić dostęp „Tylko do odczytu”, aby widzieli tylko bilety przesłane przez nich, a nie przez innych („Przeczytaj elementy, które zostały utworzone przez użytkownika”).

Jak wspomniałem w kroku 1, utworzymy formularz z opcją „Załącz plik”. Umożliwi to użytkownikowi załączenie dowolnego pliku lub dokumentów podczas składania Formularza.

Na przykład zrzut ekranu błędu, plik Excel, dokument PDF itp.

Pomoże to zespołowi pomocy technicznej i każdemu, kto ma dostęp do listy, zobaczyć załączniki bezpośrednio z listy programu SharePoint i otworzyć je jednym kliknięciem.

Domyślnie Microsoft Forms zapisuje wszystkie załączniki przesłane za pośrednictwem Formularzy w usłudze OneDrive. Załączniki nie będą automatycznie zapisywane na liście programu SharePoint, gdy na liście programu SharePoint zostanie utworzony nowy element.

Musimy to wyodrębnić z OneDrive i dołączyć do listy, przekazując kod JSON. Jak wspomniałem wcześniej, nie martw się o kod JSON, dokładnie pokażę ci, jak to zrobić i udostępnię również kod JSON.

• Dodaj innyStanaby sprawdzić, czy do formularza dołączono załączniki

• Jeśli tak

• Pobierz plik z usługi OneDrive i dołącz go do elementu listy SharePaoint

• Jeśli nie

Automatyczne powiadomienie e-mail zostanie wysłane do Nadawcy z ogólnej skrzynki pocztowej w celu potwierdzenia pomyślnego przesłania Biletu. Skonfigurujemy usługę Power Automate do wysyłania wiadomości e-mail z udostępnionej skrzynki pocztowej, a nie od osoby, która utworzyła przepływ.

Zamiast używać osobistego identyfikatora e-mail ([chroniony e-mailem]) kreatora przepływu, użyj ogólnej skrzynki pocztowej ([chroniony e-mailem]).

• Wyślij wiadomość e-mail dotyczącą zatwierdzenia formularzy firmy Microsoft do użytkownika

1. Dodaj akcjęWyślij e-mail (V2)
2. Kliknijtrzy kropkipo prawej stronie.
3. PodMoje połączeniadodaj ogólną skrzynkę pocztową, z której chcesz wysłać wiadomość e-mail
4. Do: Pole formularza „E-mail respondenta”
5. Temat: Dodaj temat wiadomości e-mail
6. Ciało: Dodaj treść wiadomości e-mail w sekcji treści

• Dodaj akcję „Opublikuj kartę adaptacyjną na czacie lub kanale„

Alarm: Krok 12 i krok 13 mogą wydawać się nieco mylące, więc proszę, zwróć na to uwagę.

Kiedy używany jest Warunek, wynikiem może być Prawda lub Fałsz (Jeśli tak i Jeśli nie).

JEŚLI TAK — Zrób coś
JEŚLI NIE — Zrób coś innego

Tak więc w naszym przypadku użyliśmy 1 warunku w kroku 3 (Aby sprawdzić, czy przesyłający wymaga zatwierdzenia tak lub nie) i innego warunku w kroku 4 (co się stanie, jeśli osoba zatwierdzająca zatwierdzi lub odrzuci odpowiedź).

Do tej pory utworzyliśmy akcje Power Automate dla sytuacji, gdy warunek to „JEŚLI TAK” dla kroku 3 i kroku 4. Teraz poniżej 2 kroki dotyczą tworzenia kroków, gdy scenariusz warunku to „JEŚLI NIE”.

Proszę odnieść się doPrzepływ automatyzacji zasilaniaStrukturapokazany na początku tego samouczka w sekcjiJak utworzyć system biletowy programu SharePoint przy użyciu usługi Power Automate, aby zrozumieć pełną strukturę rozwoju tego systemu biletowego.

• W przypadku odrzucenia(Krok 4)

Ten krok wraca teraz doWarunek – zatwierdzenie(Co się stanie, jeśli osoba zatwierdzająca zatwierdzi lub odrzuci)o którym wspominaliśmy wKrok 4.Wszystkie wyżej wymienione konfiguracje zrobiliśmy zKrok 4DoKrok 11są dla scenariusza w przypadku, gdy kierownik zatwierdzi żądanie.

Teraz musimy skonfigurować, co się stanie, gdy menedżer odrzuci żądanie.

• Wyślij wiadomość e-mail z powiadomieniem o odrzuceniu formularzy firmy Microsoft do użytkownika

Jeśli Zatwierdzający odrzuci odpowiedź, to Zgłaszający/Użytkownik otrzymuje automatyczne powiadomienie e-mail z Komentarzem od Zatwierdzającego powodu odrzucenia.

Konfiguracja wiadomości e-mail o odrzuceniu jest taka sama, jak proces wyjaśniony wKrok 10

• PodJeśli nie(Krok 4)dodać nową akcjęWyślij e-mail (V2)i skonfiguruj go tak samo jak w kroku 10, wystarczy zmodyfikować plikTemati komentarze wCiałosekcji, aby powiadomić o przyczynie odrzucenia.

• Jeśli nie(Krok 3)

Ten krok wraca doKrok 3gdzie sprawdziliśmy, czyStanCzy wymagane jest zatwierdzenie Tak lub Nie. Wszystkie konfiguracje, które wykonaliśmyKrok 4DoKrok 12dotyczą scenariusza, w którym Zgłaszający wymaga zatwierdzeniaTak.

Teraz musimy dodać akcje dla scenariuszaNIE, to znaczy, gdy Przesyłający nie wymagają Zatwierdzenia od przełożonego.

• Po przesłaniu nowej odpowiedzi:

To jest druga sekcja rozwoju przepływu, która poprawi ogólne wrażenia użytkownika z systemu biletowego.

Jest to bardziej jak aktualizacja statusu dla użytkownika końcowego za każdym razem, gdy pojawia się aktualizacja przesłanych zgłoszeń. Istnieją 2 sposoby konfiguracji,

Każdy użytkownik otrzymuje wiadomość e-mail z powiadomieniem za każdym razem, gdy następuje zmiana dowolnych wartości kolumn na liście programu SharePoint.
Lub
Aktualizuj użytkownika tylko wtedy, gdy określona wartość kolumny zmieni się na liście programu SharePoint, na przykład wartość kolumny dla zmian stanu biletu OdNowyDoW trakcieLubW trakcieDoZakończonyitp.

• Wysyłaj wiadomości e-mail, gdy określone pole zmieni się w programie SharePoint za pomocą przepływu
  

W naszym przykładzie przyjrzymy się drugiemu scenariuszowi, w którym użytkownicy zostaną powiadomieni, kiedy pojawi się biletStatuszmiany.

Ta sekcja musi zostać utworzona jako oddzielnaNowy przepływa nie jako kontynuacja Pierwszego Przepływu. Ponieważ:

Automatyczny wyzwalacz do rozpoczęcia przepływu tutaj to „Gdy istniejący element zostanie zmodyfikowany„ gdzie, podobnie jak w pierwszej sekcji, automatycznym wyzwalaczem do uruchomienia przepływu było „Gdy zostanie przesłana nowa odpowiedź„w Microsoft Forms.

• Uruchom wyzwalacz „Gdy istniejący element zostanie zmodyfikowany”

• Pobierz zmiany dla elementu lub pliku (tylko właściwości)”

• Identyfikator URI –Wyślij żądanie HTTP do SharePointDziałanie

• Sprawdź, czy określona wartość kolumny zmieniła się w stosunku do poprzedniej wersji

• Jeśli tak: Jeśli zmieniona wartość kolumny jest równaPRAWDA(zmieniony)

• Wyślij Użytkownikowi szczegóły modyfikacji wraz ze szczegółami, co zostało zmienione.

• Komponuj — dane wejściowe: Uzyskaj poprzednią wartość Status z żądania HTTP

• Jeśli nie: Jeśli zmieniona wartość kolumny jest równaFAŁSZ(Bez zmian)

• Gdy istniejący element zostanie zmodyfikowany:

Jeśli chcesz się uczyć i doskonalić swoje umiejętności programistyczne w Microsoft Power Automate, polecamDołączyćponiższy Kompletny przewodnik po kursie Microsoft Power Automate.

To będzie opłacalna inwestycja! IJuż terazmożesz zarejestrować się w upto80% zniżki
(Tylko wtedy, gdy klikniesz i dołączysz stąd⇊)

Ten kurs rozpoczyna się od poziomu podstawowego, więc nie są wymagane żadne wymagania wstępne.

Zautomatyzuj wszystkie swoje zadania za pomocą usługi Microsoft Power Automate (Microsoft Flow) z pełnym przewodnikiem (od podstawowego do zaawansowanego).