Rachunkowość projektów — D365 Finance and Operations (2023)

• Dynamics AX 2012 Rachunkowość projektu
• AX 2012,Rachunkowość projektu,Karty czasu pracy
• zostaw komentarz

Oto, co zamierzam omówić w tym poście:

• Twórz/zatwierdzaj karty czasu pracy.
• Przejrzyj brakujący raport grafiku.

Utwórz nowy grafik

Pracownicy mogą szybko tworzyć karty czasu pracy za pomocą witryny internetowej Usługi dla pracowników. Istnieje kilka funkcji, które sprawiają, że AX jest naprawdę fajny, takich jak domyślne ulubione czynności dla często używanych zadań, walidacje i kontrole zapobiegające fałszywym wpisom, wewnętrzne i zewnętrzne komentarze oraz filtrowane listy, które pomagają zminimalizować czas i wysiłek poświęcony na wprowadzanie grafiku.

• Otwórz witrynę usług dla pracowników jako pracownik.
• Kliknij łącze Grafik. Patrz rysunek 1.
• Kliknij Utwórz z ulubionych. Spowoduje to utworzenie nowego grafiku przy użyciu Ulubionych skonfigurowanych przez pracownika/administratora/kierownika.
• Po utworzeniu grafiku zobaczysz swoje ulubione zajęcia dodane do grafiku. Patrz rysunek 2 poniżej.
  • Możesz zmienić klienta, projekt, działanie i kategorię dla każdej linii. Wszystkie przedstawione tutaj informacje pochodzą z AX i są zależne od firmy. Lista dostępnych rekordów zostanie przefiltrowana na podstawie konfiguracji, aby uniemożliwić pracownikom wprowadzanie złych informacji.
  • Dla każdej czynności możesz wprowadzić godziny dla każdego dnia w okresie.
  • Można określić, czy wiersz czynności jest rozliczany/nierozliczany. Jest to używane w module rozliczania projektu, gdy po zatwierdzeniu tworzone są arkusze godzin.
  • Komentarze można określić dla każdego dnia dla czynności, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie.
  • Po wprowadzeniu grafiku jest on przesyłany do zatwierdzenia przez kierownictwo.

Zatwierdź grafik

Po utworzeniu i przesłaniu przez pracownika grafiku kierownik może przejrzeć, odrzucić i/lub zatwierdzić grafik. Po zatwierdzeniu grafiku zostaną utworzone rekordy dotyczące rzeczywistych projektów w AX. Arkusze godzinowe zostaną utworzone dla odpowiedniego projektu, który można następnie w razie potrzeby obciążyć klienta lub zastosować do kosztów projektu.

• Otwórz witrynę usług pracowniczych jako menedżer.
• Kliknij łącze Grafik. Patrz rysunek 1 powyżej.
• Kliknij grafik, który chcesz przejrzeć. Patrz rysunek 3 poniżej.
• Po otwarciu grafiku możesz przejrzeć przesłane godziny, szczegóły i komentarze. Dostępny jest teraz przycisk Czynności, który umożliwia przywołanie karty czasu pracy (przez pracownika) lub zatwierdzenie/zwrócenie (przez kierownika). Jeśli wszystko wygląda dobrze, karta czasu pracy może zostać zatwierdzona, a odpowiednie rekordy zostaną utworzone w AX do celów rozliczeniowych i zarządzania projektami. Patrz rysunek 4 poniżej.

Brak raportu grafiku

Częste zgłoszenie, że Twoja organizacja może go potrzebować zgłoszenie pracowników z brakującymi kartami czasu pracy. Raport wbudowany w AX może być uruchamiany ręcznie lub skonfigurowany do uruchamiania wsadowego w określonych odstępach czasu. Na przykład można skonfigurować raport tak, aby był generowany w każdy wtorek w południe i wysyłał wiadomość e-mail do pracowników, którzy jeszcze nie przesłali swoich grafików.

• Raport Brakujące karty czasu pracy można znaleźć pod adresemZarządzanie projektami i księgowość -> Raporty -> Godziny -> Brakujące karty czasu pracy.
• Spowoduje to wyświetlenie okna dialogowego, w którym można określić typ okresu i datę rozpoczęcia. Patrz rysunek 5 poniżej.
• Po kliknięciu OK raport jest generowany na ekranie lub wysyłany e-mailem, w zależności od dokonanych wyborów. Patrz rysunek 6 poniżej.

• Dynamics AX 2012 Rachunkowość projektu
• AX 2012,Rachunkowość projektu,Karty czasu pracy
• zostaw komentarz

Microsoft Dynamics AX 2012 oferuje nową funkcjonalność kart czasu pracy, która integruje się z Modułem Zarządzania Projektami i Księgowością, Zasobami Ludzkimi, Zarządzaniem Usługami oraz witryną internetową Usługi dla Pracowników (Enterprise Portal). Pracownicy mogą wygodnie wprowadzać i przesyłać karty czasu pracy za pośrednictwem strony internetowej usług dla pracowników. Menedżerowie mogą zatwierdzać karty czasu pracy za pośrednictwem strony internetowej EP. Po zatwierdzeniu grafiku możemy używać grafik do generowania faktur dla klientów i/lub przeglądania kosztów naszych projektów w AX. AX wykonuje świetną robotę, integrując wszystkie te funkcje, aby uprościć wprowadzanie czasu i rozliczanie dla całej organizacji.

W tym poście chciałbym omówić konfigurację grafiku w AX 2012. Większość tego, co omówię, jest dostępna w podręcznikach szkoleniowych dla Dynamics AX 2012 Project Accounting dostępnych w firmie Microsoft. Sprawdź mój powiązany post naFunkcje grafiku AX 2012aby zobaczyć, jak działają karty czasu pracy z AX po ich skonfigurowaniu. Konfiguracja kart czasu pracy w AX jest elastyczna i może być dostosowana do twoich potrzeb, moje przykłady poniżej dadzą ci podstawowe zrozumienie, jak działa konfiguracja i niektóre opcje. Jak wspomniałem wcześniej, dokumentacja dostarczona przez Microsoft w ich podręcznikach szkoleniowych, pomoc MSDN i AX podaje pełne szczegóły wszystkich opcji konfiguracyjnych.

Oto, co zamierzam omówić w tym poście:

• Zdefiniuj okresy grafiku.
• Generuj okresy grafiku.
• Zdefiniuj walidacje kart czasu pracy pracowników.
• Skonfiguruj parametry grafiku.
• Zdefiniuj ulubione karty czasu pracy.

Definiowanie typów okresów grafiku

Pierwszym krokiem do skonfigurowania kart czasu pracy jest zdefiniowanie naszych okresów czasu pracy. To określi, jak często chcemy, aby nasi pracownicy wprowadzali karty czasu pracy.

• Otwórz formularz Typy okresów grafiku zZarządzanie projektami i księgowość -> Ustawienia -> Karty czasu pracy -> Typy okresów grafikumenu. Patrz rysunek 1 poniżej.
• Kliknij Nowy.
• Wybierz częstotliwość okresu. To mówi nam, jak często karty czasu pracy będą wprowadzane. W tym przykładzie używam Weekly.
• Wybierz początkowy dzień tygodnia. W tym przykładzie używam poniedziałku.

Generuj okresy grafiku

Po zdefiniowaniu okresów grafiku musimy faktycznie utworzyć okresy grafiku. Spowoduje to wygenerowanie rekordów okresu grafiku w AX.

• Po zdefiniowaniu typu okresu grafiku kliknij przycisk Generuj okresy w formularzu Typy okresów grafiku. Patrz rysunek 2 poniżej.
• Określ datę początkową, to powie AX, od której daty ma rozpocząć generowanie okresów. Zwykle wybierasz pierwszą datę swojego roku podatkowego. Dla tego przykładu wybrałem 1 stycznia 2012 r.
• Określ długość okresu. Spowoduje to określenie liczby okresów do utworzenia na podstawie wybranej częstotliwości grafiku.
  • Na przykład, jeśli wybrałeś tygodniową jako częstotliwość w grafiku, wprowadź 52.
  • Jeśli wybrałeś miesięczną jako częstotliwość grafiku, wprowadź 12.
• Opcjonalnie możesz wprowadzić Normę godzin rozliczeniowych i Normę godzin efektywności.
  • Rozliczane godziny określone w tym miejscu zostaną użyte podczas porównywania rzeczywistych godzin przesłanych w grafiku podczas przeglądania raportu stawek rozliczeniowych.
  • Określone tutaj godziny wydajności zostaną użyte do porównania z godzinami produktywnymi pomniejszonymi o godziny nieproduktywne podczas przeglądania raportów dotyczących stawki efektywnej.
• Kliknij OK, aby zapisać i zamknąć formularze.

Zdefiniuj walidacje grafiku pracownika

Następnym krokiem jest skonfigurowanie profilu użytkownika zarządzania projektami pracowników. To mówi AX, w jaki sposób pracownicy będą rejestrować swój czas w arkuszach roboczych, a także konfigurować walidacje podczas wprowadzania grafiku.

• Otwórz formularz pracownika znajdujący się pod adresemZasoby ludzkie -> Wspólne -> Pracownicy. Patrz rysunek 3 poniżej.
• Wybierz pracownika.
• Kliknij kartę Zarządzanie projektami i wybierz opcję Konfiguracja projektu. Patrz rysunek 4 poniżej.
• W formularzu czasu konfiguracji projektu:
  • Określ kod okresu, który został utworzony wcześniej.
  • Określ kalendarz Maks. godzin.
  • Zaznacz opcję Włącz sprawdzanie poprawności projektu, jeśli chcesz sprawdzić, czy wybrany pracownik jest przypisany do projektu przed zapisaniem grafiku.
  • Zaznacz opcję Włącz sprawdzanie poprawności kategorii, jeśli chcesz sprawdzić, czy wybrany pracownik jest przypisany do kategorii, zanim będzie można zapisać grafik.
  • Kliknij OK, aby zapisać i zamknąć formularze.

Skonfiguruj parametry grafiku

Po zdefiniowaniu parametrów dla każdego pracownika możemy ustawić zachowanie karty czasu pracy dla wszystkich pracowników.

• Otwórz formularz parametrów zarządzania projektami i księgowości, który można znaleźć pod adresemZarządzanie projektami i rozliczanie -> Ustawienia -> Zarządzanie projektami i parametry rozliczania. Patrz rysunek 5 poniżej.
• Kliknij kartę Grafik.
• Określ dzień rozpoczęcia tygodnia. Spowoduje to ustawienie daty początkowej w tygodniu podczas wpisu grafiku. Zazwyczaj jest to niedziela lub poniedziałek.
• Określ maksymalną liczbę kart czasu pracy na okres. Ogranicza to liczbę kart czasu pracy, które można wprowadzić na pracownika, na okres karty czasu pracy. Jest to typowo 1.
• Zaznacz opcję Użyj ulubionych, jeśli chcesz zezwolić pracownikom lub menedżerom na zapisywanie typowych projektów/działań do wielokrotnego użytku.
• Określ minimalny przyrost czasu. Mówi nam to o najmniejszej jednostce czasu, którą można wprowadzić do grafiku.
• Zaznacz opcję Wymagaj czasu rozpoczęcia/zakończenia, jeśli chcesz śledzić czas zegara dla działań zapisanych w grafiku.
• Określ datę załącznika, aby kontrolować, kiedy księgowany jest arkusz dla przesłanych godzin.
• Określ poziom księgowania domyślnego, aby określić stopień szczegółowości księgowanego arkusza.
• Określ księgowanie w dzienniku, aby określić, czy arkusze godzin mają być zatwierdzane i księgowane automatycznie, czy ręcznie. Wybierz opcję ręczną, jeśli chcesz mieć większą kontrolę nad procesem, na przykład jeśli chcesz, aby ktoś z działu finansów lub zarządzania sprawdził godziny, za które klient będzie faktycznie rozliczany.

Zdefiniuj ulubione karty czasu pracy

Wprowadzanie kart czasu pracy może być bolesnym i żmudnym procesem. Aby pomóc pracownikom spędzać mniej czasu na wprowadzaniu kart czasu pracy i zapobiegać błędom rozliczeniowym, możliwe jest określenie domyślnych działań w karcie czasu pracy dla pracownika za pomocą funkcji Ulubione karty czasu pracy. Ulubione karty czasu pracy mogą zostać określone na dwa sposoby: przez pracownika z poziomu interfejsu internetowego wpisu karty czasu pracy lub przez kierownika/administratora z poziomu AX. Zademonstruję drugą metodę, w jaki sposób menedżer/administrator może skonfigurować ulubione rekordy grafiku dla pracowników.

• Otwórz formularz Ulubione znajdujący się pod adresemZarządzanie projektami i księgowość -> Ustawienia -> Karty czasu pracy -> Ulubione. Patrz rysunek 6 poniżej.
• Utwórz nowe rekordy i określ pracownika, projekt, kategorię czynności i notatkę.
  • Jeśli ustawisz Ważny dla na Wszystkie, wówczas Ulubiony będzie miał zastosowanie do wszystkich pracowników.
• Po dodaniu wszystkich Ulubionych pojawią się one w witrynie usług dla pracowników, gdy pracownik utworzy grafik z ulubionych. Ponadto pracownik może dodawać, edytować i usuwać ulubione ze strony usług dla pracowników, jak pokazano na rysunku 7 poniżej.