Które oprogramowanie do zarządzania współdzieloną skrzynką pocztową jest najlepsze w 2023 roku? (Gmail vs Outlook vs Helpwise) (2023)

Na dzisiejszym wysoce konkurencyjnym rynku platforma komunikacji biznesowej musi obejmować coś więcej niż tylko podstawowe funkcje wysyłania wiadomości e-mail. Powinien łączyć aplikację do przesyłania wiadomości, funkcje zarządzania zespołem i oprogramowanie do automatyzacji w jednym interfejsie — wszystko po to, aby pomóc Ci szybko i skutecznie rozwiązywać zapytania klientów.

Na szczęście Gmail, Outlook i Helpwise mają funkcje, które pomogą Ci płynnie obsługiwać komunikację z klientami.Jak więc wybrać najlepsze z tych trzech współdzielonych programów do zarządzania skrzynkami pocztowymi?

Aby pomóc Ci znaleźć odpowiedź, porównaliśmy wszystkie trzy rozwiązania z punktu widzenia obsługi klienta. Oto czego się nauczyliśmy.

Gmail do komunikacji biznesowej

Gmaila chyba nie trzeba przedstawiać. Na pewno korzystałeś z tej usługi e-mail do komunikacji osobistej, ale teraz zastanawiasz się, czy jest ona wystarczająco dobra do zarządzania firmową skrzynką odbiorczą.

Interfejs Gmaila dla firm

Przyjrzyjmy się narzędziu z perspektywy biznesowej.

Gmail to bezpłatna usługa e-mail obsługiwana przez Google. Ale kiedy zdecydujesz się utworzyć konto firmowe połączone z domeną Twojej firmy i/lub włączyć współdzielone konto Gmail, nie będzie to już darmowe.Gmail dla firmjest częścią Google Workspace, zbioru aplikacji do współpracy i zwiększania produktywności dla firm, już od 6 USD za użytkownika miesięcznie.

Funkcjonalność Google Workspace

Oprócz profesjonalnego adresu e-mail Google Workspace zapewnia dostęp do zestawu narzędzi, takich jak:

• Google dla Firmdo wysyłania e-maili
• Czat Googledo przesyłania wiadomości zespołowych
• Google Meetdo wideokonferencji
• dysk Googledo zarządzania plikami
• kalendarz Googlew celu rezerwacji terminu
• Dokumenty Google i Arkusze kalkulacyjne Googledo wspólnego tworzenia treści

Z wyjątkiem wspólnego tworzenia treści, wszystkie te funkcje są dostępne bezpłatnie. Ale dzięki płatnej subskrypcji Google Workspace zyskujesz dostęp do szeregu wyjątkowych funkcji:

• Profesjonalny adres e-mail dla każdego użytkownika (tjnazwa@gmail.com, dostajesznazwa@twojadomenafirmowa.com)
• Zaawansowana ochrona przed phishingiem i spamem
• Do 24-godzinnych grupowych rozmów wideo(w abonamencie darmowym otrzymujesz tylko 60 minut na spotkanie)
• Rozszerzone miejsce na użytkownika(limit miejsca zależy od pakietu Workspace)
• Zwiększona liczba uczestników na połączenie
• Nagrania spotkań dla użytkowników planu Business Standard i wyższych(od 12 USD/użytkownika/miesiąc)
• Zaawansowane funkcje współpracy, takie jak wspólne oprogramowanie do zarządzania skrzynkami pocztowymi, kalendarze, dyski zespołu i współpraca w czasie rzeczywistym w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google
• Kontrola administratora umożliwiająca zarządzanie kontami użytkowników i kontrolowanie uprawnień do poufnych informacji

Cennik Google Workspace

Jak już wspomniano, Gmail dla Firm jest zawarty w płatnych pakietach Google Workspace z wielopoziomowym modelem cenowym:

Plany cenowe Google Workspace

6 Zalety używania Gmaila do komunikacji biznesowej

• Posiada intuicyjny interfejs
• Szeroka gama integracji innych firm
• Przystępne ceny dla małych firm
• Bezproblemowa integracja z szeroką gamą narzędzi biznesowych
• Wszystkie funkcje są dostępne z urządzeń mobilnych
• Łatwa i przyjemna współpraca w zespole

6 Wady używania Gmaila do komunikacji biznesowej

• Wbudowana funkcjonalność jest zbyt podstawowa dla rozwijającej się firmy
• Brak wbudowanych funkcji analizy danych e-mail
• Brak możliwości efektywnego zarządzania danymi klientów(np. brak profili klientów, śledzenie historii klientów itp.)
• Ograniczone możliwości automatyzacji
• Brak dostępu do komunikacji wielokanałowej
• Ograniczone opcje dostosowywania projektu wiadomości e-mail

Outlook dla komunikacji biznesowej

Outlook to popularna usługa poczty e-mail obsługiwana przez firmę Microsoft. Pozwala konsumentom zarządzać swoimi e-mailami, kontaktami i kalendarzami w jednym miejscu.A co z wykorzystaniem aplikacji w celach biznesowych?

Aby włączyć funkcje biznesowe, Outlook bezproblemowo integruje się z platformą Microsoft 365, oprogramowaniem zwiększającym produktywność i współpracę, które łączy wszystkie funkcje biznesowe firmy Microsoft pod jednym dachem.

Interfejs programu Outlook dla firm

Funkcjonalność platformy Microsoft 365

Oto wszystkie narzędzia, do których firmy mają dostęp na platformie Microsoft 365:

• Perspektywy dla biznesudo wspólnego zarządzania pocztą e-mail
• Microsoft Worddo tworzenia i edycji dokumentów(w tym edycja zespołowa)
• Microsoft Exceldo analizy i zarządzania danymi
• Microsoft PowerPointdo tworzenia profesjonalnych prezentacji
• OneDrivedo przechowywania i udostępniania plików
• Formularze Microsoftudo tworzenia ankiet i quizów online
• Listy Microsoftudo śledzenia informacji i organizacji pracy
• Rezerwacje Microsoftudo umawiania spotkań biznesowych
• Microsoft Visiodo wizualizacji przepływów procesów biznesowych połączonych z danymi
• SharePointdo wspólnego zarządzania dokumentami, informacjami i projektami.
• Zespoły Microsoftudla łatwej współpracy za pośrednictwem czatu, rozmów audio i wideo oraz wirtualnych spotkań
• Microsoft Exchangedo biznesowej poczty e-mail i współpracy zespołowej

Możesz również korzystać z każdego z tych narzędzi za darmo. Płatne wersje zawierają po prostu niestandardową domenę oraz wyższe limity na wszystko:

• Do 300 uczestników w spotkaniach online
• 50 GB miejsca na pocztę e-mail
• 1 TB miejsca w chmurze na pliki

Zaawansowana ochrona przed phishingiem jest dostępna tylko na platformie Microsoft 365 Business Premium (22 USD/użytkownika/miesiąc).

Biznesowa wersja programu Outlook jest również kompatybilna z Dynamics 365, własnym pakietem aplikacji firmy Microsoft do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) i zarządzania relacjami z klientami (CRM). Jeśli więc chciałeś stworzyć bezproblemowo zintegrowany pakiet biznesowy w firmie Microsoft, wybór programu Outlook do komunikacji biznesowej jest najbardziej odpowiednią opcją.

Cennik platformy Microsoft 365

Podobnie jak Google Workspace, Microsoft 365 nie jest bezpłatny. Zaczyna się również od 6 USD/użytkownika/miesiąc, ale opakowanie jest zupełnie inne niż w przypadku Google Workspace:

Plany cenowe platformy Microsoft 365

Na przykład możesz zobaczyć, że Microsoft 365 Business Basic obejmuje 1 TB przestrzeni dyskowej w chmurze na użytkownika i pozwala na maksymalnie 300 uczestników spotkania, podczas gdy najtańszy plan Google obejmuje tylko 30 GB na użytkownika i 100 uczestników połączeń.

Z drugiej strony Google Workspace nie jest tak drogie, jak Microsoft 365 w planach najwyższego poziomu.

* Pamiętaj, że wszystkie subskrypcje platformy Microsoft 365 wymagają rocznego zobowiązania.

6 Zalety używania programu Outlook do komunikacji biznesowej

• Znajomy interfejs dla użytkowników systemu Windows
• Ścisła integracja z narzędziami Microsoft Office
• Zaawansowana organizacja poczty e-mail i możliwości wyszukiwania
• Zaawansowane funkcje automatyzacji i raportowania po zintegrowaniu z usługami Power Automate i Power BI
• Kompleksowe funkcje bezpieczeństwa
• Kompatybilność z oprogramowaniem CRM i ERP firmy Microsoft

6 Wady używania programu Outlook do komunikacji biznesowej

• Nieco przestarzały interfejs
• Ograniczona integracja z narzędziami firm innych niż Microsoft
• Brak dostępu do komunikacji wielokanałowej
• Płatna subskrypcja wymaga rocznego zobowiązania
• Ograniczone opcje dostosowywania projektu wiadomości e-mail
• Subskrypcja premium może być droga, pod warunkiem, że zawiera zestaw narzędzi

Helpwise dla komunikacji biznesowej

Ostatnim narzędziem w tym przewodniku porównawczym jest Helpwise. Co to jest i jak ułatwia komunikację biznesową?

Pomocny interfejs

Pomocnieto oprogramowanie do obsługi klienta zaprojektowane specjalnie do komunikacji biznesowej. W Helpwise możesz zarządzać e-mailami klientów, obsługiwać wielokanałowe skrzynki odbiorcze, uzyskiwać zaawansowany wgląd w wydajność obsługi klienta i nie tylko.

W przeciwieństwie do wyżej wymienionych platform, Helpwise nie oferuje własnego hostingu poczty e-mail, ale łączy się z wybranym dostawcą usług e-mail(czyli Gmail lub Outlook)aby zapewnić rozbudowane funkcjonalności obsługi klienta, których nie znajdziesz u klasycznego dostawcy poczty.

Ważny:Dzięki Helpwise możesz uzyskać dostęp do kluczowych funkcji obsługi klienta, w tym reguł automatyzacji i automatycznego przypisywania w planie na zawsze za darmo. A jeśli nie korzystasz z firmowych kont e-mail w Gmailu lub Outlooku, komunikację biznesową z Helpwise możesz prowadzić całkowicie bezpłatnie.

Pomocna funkcjonalność

Helpwise to coś więcej niż typowa usługa e-mail. Jego funkcje obejmują:

• Skrzynki odbiorcze wielokanałowedo zarządzania komunikacją z klientami na wielu platformach, takich jak Gmail, Outlook, Instagram, WhatsApp i inne
• Samoobsługowe centrum pomocydo dzielenia się wiedzą z klientami
• Formularze i ankiety CSATdo zbierania potencjalnych klientów, zbierania opinii klientów i innych form danych klientów
• Przepływy pracy automatyzacjido automatycznej obsługi powtarzalnych procesów
• Analityka danych i raportowaniedo monitorowania wydajności obsługi klienta w różnych kanałach
• Czat na żywo i rozmowy oparte na regułachdo wspierania klientów w czasie rzeczywistym, w dzień iw nocy
• System połączeń VoIPdo bezproblemowego nagrywania rozmów, przekierowywania połączeń, oczekiwania i prowadzenia konferencji

Helpwise koncentruje się na umożliwieniu pracy zespołowej za pomocą każdej z jego funkcji. A udostępniona skrzynka odbiorczato jeden z przykładów łatwiejszej współpracy w Helpwise. Ta funkcja pozwala wielu członkom zespołu na jednoczesny dostęp i pracę nad tą samą skrzynką odbiorczą, bez martwienia się o zduplikowane odpowiedzi lub sprzeczne działania. Możesz także przypisać e-maile do określonych członków zespołu, dodawać notatki i zobaczyć, kto pracuje nad którym e-mailem.

Pomocne ceny

Helpwise to płatne narzędzie z 7-dniowym bezpłatnym okresem próbnym. Jego plany cenowe zaczynają się od 15 USD / użytkownika / miesiąc. Możesz zaoszczędzić 20% na cenie pakietu, wybierając roczną subskrypcję:

Plany cenowe Helpwise, jeśli są rozliczane co roku

Użytkownicy uzyskują dostęp do reguł automatyzacji, wspólnej skrzynki odbiorczej e-mail, funkcji czatu na żywo, zarządzania zadaniami i innych funkcji współpracy we wszystkich planach. Zaawansowane funkcje, takie jak integracja telefonu VoIP, zaawansowane środki bezpieczeństwa i formularze są dostępne w planie Premium i wyższym.

6 Zalety korzystania z Helpwise do komunikacji biznesowej

• Kompleksowy zestaw narzędzi dla zespołów sprzedaży i obsługi klienta
• Łatwa współpraca zespołowa dzięki wspólnym skrzynkom odbiorczym
• Automatyzacja przepływu pracy
• Zespołowy wgląd w wydajność poczty e-mail dzięki analityce i raportom
• Wielokanałowa komunikacja z klientem
• Czat na żywo i funkcja chatbota do obsługi klienta i wsparcia w czasie rzeczywistym

6 Wady korzystania z Helpwise do komunikacji biznesowej

• Aby mieć niestandardowy adres e-mail, firmy nadal muszą płacić za podstawową subskrypcję w Gmailu lub Outlooku
• Brak planu na zawsze za darmo
• Zaawansowane zabezpieczenia stosowane tylko w planie Enterprise
• Brak aplikacji komputerowej do zarządzania pocztą e-mail
• Ograniczone możliwości dostosowywania projektu wiadomości e-mail
• Chatbot jest dostępny tylko jako dodatek i jest dostępny za dodatkową opłatą

Bezpośrednie porównanie: Gmail vs Outlook vs Helpwise

Każda z tych platform jest niezawodnym dostawcą usług e-mail.

Gmail i Outlook oferują stabilne dostarczanie poczty e-mail i bezproblemowe zarządzanie zespołem dzięki przystępnym cenom. Nowoczesny interfejs Gmaila sprawia, że ​​jest to przyjazne dla początkujących narzędzie do komunikacji biznesowej, a zaawansowane funkcje i możliwości automatyzacji Outlooka zdecydowanie przewyższają Gmaila.

Z drugiej strony Helpwise zapewnia zaawansowane funkcje współpracy i udostępniania skrzynek odbiorczych zaprojektowane specjalnie dla zespołów obsługi klienta. Dodatkowo Helpwise wyróżnia się zaawansowanymi funkcjami automatyzacji i obsługi klienta oraz możliwością obsługi wielokanałowej komunikacji.

Wybór właściwej platformy dla Twoich potrzeb biznesowych

Czas wybrać odpowiednią platformę do komunikacji biznesowej. Zanim podejmiesz decyzję, rozważ następujące czynniki:

• Wymagania dotyczące funkcjonalności.Jakich funkcji wymaga Twoja firma? Potrzebujesz platformy, która pozwala na bezproblemową współpracę między członkami zespołu? Szukasz platformy, która poradzi sobie z dużą liczbą e-maili i zapytań klientów? Zarządzasz komunikacją omnichannel? Zastanów się, które funkcje są najważniejsze dla Twojej firmy i sprawdź, czy każda z tych trzech platform jest niezbędna.

• Zgodność z Twoim zestawem narzędzi biznesowych.Jeśli masz już narzędzia biznesowe w stosie technologicznym (np. system CRM, platformę do komunikacji zespołowej itp.), upewnij się, że oprogramowanie poczty e-mail jest z nim kompatybilne. Na przykład Gmail i Outlook mają szeroką gamę natywnych aplikacji, ale Helpwise może być lepszą alternatywą dla Outlooka i Gmaila pod względem integracji innych firm.

• Koszt i stosunek jakości do ceny.Ceny Gmaila, Outlooka i Helpwise nie różnią się zbytnio na pierwszy rzut oka. Jednak każda platforma ustala inne limity w podobnych przedziałach cenowych i daje dostęp do innego zakresu narzędzi.

• Skalowalność.Wraz z rozwojem Twojej firmy wymagania dotyczące platformy komunikacyjnej mogą ulec zmianie. Gdzie widzisz swój zespół obsługi klienta do końca roku? Wybierz platformę, która wspiera Twoje ambicje i umożliwia skalowanie bez rozbijania banku.

Werdykt: która platforma jest dla Ciebie odpowiednia?

Podsumowując, każda platforma jest dobra dla konkretnego przypadku użycia. Oto nasza rekomendacjajeśli potrzebujesz:

• Gmail dla firmto solidne rozwiązanie dla małych lub bardzo młodych firm, które nie zbudowały jeszcze dużej bazy klientów. Ponieważ wraz z rozwojem firmy łatwo jest przenieść dane klientów do bardziej zaawansowanego rozwiązania, Gmail jest dobrym miejscem do rozpoczęcia.

• ObydwaPomocnieIPerspektywysą świetne dla firm każdej wielkości z bardziej złożonymi potrzebami w zakresie komunikacji biznesowej. Outlook oferuje solidne możliwości automatyzacji poczty e-mail i kalendarzy, a przepływy pracy automatyzacji Helpwise i współdzielone skrzynki odbiorcze pomagają zespołom zredukować ręczne zadania i usprawnić komunikację.

• Pomocnieto najlepszy wybór, jeśli chcesz obsłużyć dużą liczbę zapytań klientów w wielu kanałach za pomocą intuicyjnego interfejsu.

Wniosek

Wybór odpowiedniej platformy ma kluczowe znaczenie dla sukcesu obsługi klienta. Może zrujnować komunikację z klientem i współpracę w zespole. Więc nie spiesz się, przeprowadź badania i przetestuj różne opcje, aby podjąć świadomą decyzję.

Po dokładnym przejrzeniu wszystkich trzech platform możemy stwierdzić, że Gmail dla Firm może być najlepszą platformą poczty e-mail dla małych firm z prostymi potrzebami komunikacyjnymi ze względu na przystępną cenę i łatwy w użyciu interfejs. Firmy, które mają do czynienia z większą liczbą zapytań klientów, odniosą większe korzyści z zaawansowanych funkcji programu Outlook lub Helpwise.

To jest przybliżone podsumowanie naszej szczegółowej recenzji, ale ostateczna decyzja należy do Ciebie.Poproś o bezpłatne demoz Helpwise już dziś, aby dowiedzieć się więcej o platformie i dowiedzieć się, w jaki sposób poprawi ona wydajność obsługi klienta.